การเรียงบรรณานุกรม

ถึงขั้นตอนนี้ บรรณานุกรมของเราทุกเล่มมีรูปแบบการพิมพ์ที่ถูกต้องตามระเบียบของการพิมพ์แล้ว  ต่อไปคือ การจัดเรียงบรรณานุกรมตามตัวอักษร

ใครที่ต้องการจะจัดด้วยวิธีการ “คัดลอก” แล้วก็ “วาง” ก็ไม่ต้องอ่านบันทึกนี้ โปรดทำงานของท่านต่อไป

บุคคลที่ต้องการความสะดวกสบาย รวดเร็ว และถูกต้อง ก็ใช้ความสามารถของโปรแกรม Word

ขอแสดงรูปก่อนดังนี้

เราต้องนำรายชื่อหนังสือมาเรียงต่อกัน อย่าให้มีย่อหน้าเปล่าๆ คั่นอยู่

เสร็จแล้วให้ระบายดำให้คลุมรายชื่อหนังสือทั้งหมด แล้วคลิกเม้าส์ที่เครื่องหมายในวงกลมสีเขียว

ก็จะมีหน้าต่างใหม่ลอยขึ้นมา ดังนี้

ในสี่เหลี่ยมน้ำเงินด้านบน ปกติจะมีข้อความว่า “วันที่” ให้เปลี่ยนเป็น “ข้อความ” 

คำว่า จากน้อยไปหามาก ก็คือ เรียงจาก ก-ฮ หรือ A-Z

คำว่า จากมากไปหาน้อย ก็คือ เรียงจาก ฮ-ก หรือ Z-A

เสร็จแล้วคลิกตกลงในสี่เหลี่ยมน้ำเงินด้านล่าง  ผลของการเรียงก็จะออกมาดังนี้

ง่ายๆ เช่นนี้แหละ รับรองถูกต้องตามหลักการเรียงพจนานุกรมทุกอย่าง...

การตั้งชื่อลักษณะ

ในบทความ “การคัดลอกลักษณะ” ผมได้แนะนำการคัดลอกลักษณะของหนังสือเล่มที่เราทำลักษณะบรรณานุกรมถูกต้องไปยังหนังสือเล่มอื่นๆ

วิธีการคัดลอกลักษณะนั้น เหมาะสำหรับการทำบรรณานุกรมที่มีจำนวนหนังสือไม่มากนัก

ถ้าเรามีหนังสือที่จะต้องทำลักษณะ/style เป็นจำนวนมาก เราควรตั้งชื่อให้กับลักษณะ/style ดังกล่าว

สมมุติว่า เราจะตั้งชื่อว่า “biblio” ชื่อของลักษณะ/style ตั้งเป็นภาษาไทยได้นะครับ แต่ผมถนัดภาษาอังกฤษมากกว่า

ขอแสดงรูปก่อนที่จะทำอย่างอื่นต่อไปก่อน ดังนี้

ขอให้สังเกตที่วงกลมสีเขียว หลังคำว่า “ลักษณะ” เราจะคลิกเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมที่มีลูกศรชี้ลง

เมื่อคลิกเม้าส์แล้ว ก็จะมีหน้าต่างลอยขึ้นมา ดังนี้ 

ขอให้สังเกตที่สี่เหลี่ยมสีแดงก่อน เราจะคลิกเม้าส์เครื่องหมายตัวอักษร AA นั้น 

ก่อนอื่นขออธิบาย สี่เหลี่ยมสีฟ้าที่มีตัวหนังสือคำว่า “ปกติ” เสียก่อน เพราะ ต้องใช้ความเข้าใจตรงนี้ ต่อไปในกาลข้างหน้า

คำว่า “ปกติ” คือชื่อของลักษณะที่โปรแกรม Word ตั้งมาตั้งแต่แรก  ที่เราจะตั้งชื่อลักษณะของเราต่อไปคือ “biblio” ก็เป็นการตั้งชื่อในลักษณะเดียวกัน

ลักษณะที่เราตั้งแล้วนั้น สามารถปรับเปลี่ยนไปได้ทุกอย่าง แต่ชื่อก็ยังคงใช้ชื่อเดิมอยู่ ถ้าเราไม่เปลี่ยนชื่อให้กับลักษณะเหล่านั้น

ต่อไปให้คลิกเม้าส์ที่ตัวอักษร AA ในสี่เหลี่ยมสีแดง ก็จะมีหน้าต่างใหม่ลอยขึ้นมาอีก ดังนี้

คำว่า “ลักษณะ1” ในสี่เหลี่ยมสีเขียว ให้พิมพ์เป็น “biblio” เสร็จแล้วคลิกเม้าส์ที่ตกลงในสี่เหลี่ยมสีแดง ก็เป็นอันว่า เราตั้งชื่อลักษณะ/style ให้กับย่อหน้าที่เป็นบรรณานุกรมเสร็จสิ้นแล้ว

เมื่อคลิกเม้าส์ที่ตกลงแล้ว หน้าจอบนก็จะหายไป กลับไปที่หน้าจอนี้

จะเห็นว่า ชื่อลักษณะ/style ของย่อหน้าบรรณานุกรมคือ biblio มาอยู่ ณ ที่นี้แล้ว  ให้สังเกตชื่อย่อหน้าที่ว่า body01 ก็เป็นชื่อย่อหน้าที่ผมตั้งขึ้น เพราะชื่อย่อหน้าของ Word เอง เปลี่ยนเป็นภาษาไทยหมดแล้ว

ขั้นตอนต่อไปก็คือ ใช้เม้าส์ระบายดำให้คลุมรายชื่อหนังสือทั้งหมด แล้วคลิกเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมมีลูกศรลงตรงท้ายคำว่า “ลักษณะ”

หน้าต่างยาวๆ อันคุ้นตาก็ลอยมาอีกแล้ว  ให้คลิกที่ “biblio” ย่อหน้าหนังสือทั้งหมดก็จะมีรูปแบบเดียวกันตามระเบียบการพิมพ์ทุกประการ

การคัดลอกลักษณะ

ในบทความ “ลักษณะ/style ของบรรณานุกรม” ผมได้แนะนำการทำย่อหน้าธรรมดาให้เป็นย่อหน้าของการเขียนบรรณานุกรมตามระเบียบของการพิมพ์ไปแล้ว

วันนี้จะมาแนะนำต่อ

คราวนี้สมมุติว่า ท่านผู้อ่านจะทำบรรณานุกรม เราจะต้องปรับย่อหน้าของบรรณานุกรมทีละย่อหน้า หรือมีกรรมวิธีอื่นใดที่สามารถทำงานได้เร็วกว่านี้

ในการนี้ ถ้าใครต้องการทำทีละเล่มๆ ก็ตามแต่ใจท่านนะครับ  สำหรับผมเองมีข้อแนะนำอยู่ 2 ประการ ดังนี้

1) ใช้ตัวคัดวางรูปแบบ

2) ตั้งชื่อให้กับลักษณะ/style

1) ใช้ตัวคัดวางรูปแบบ

สมมุติว่า เรามีบรรณานุกรมจำนวน 5 เล่ม เล่มแรกซึ่งเป็นหนังสือของ จำนง พรายแย้มแข เราทำลักษณะ/style ของบรรณานุกรมเรียบร้อยแล้ว ดังรูป

ที่เหลืออีก 4 เล่ม เราจะทำอย่างไร?

ในรูปด้านบน ขอให้สังเกตเครื่องหมายพายในวงกลมสีแดงก่อน  เครื่องหมายนี้เป็นเครื่องหมายที่แสดงว่า ย่อหน้า (paragraph) ของเนื้อหาจบตรงนั้น

ถ้าหน้าจอของใครไม่มี ก็ลองคลิกที่เครื่องหมายพายอันบนสุด วงกลมใหญ่สุด เครื่องหมายพายก็จะโผล่ขึ้นมา  เมื่อคลิกอีกที เครื่องหมายพายก็จะหายไป

แต่ไม่ว่าจะเห็นเครื่องหมายพากบนหน้าจอหรือไม่ เมื่อเวลาพิมพ์งาน เครื่องหมายพายไม่ออกมาด้วย   เครื่องหมายนี้ เป็นเครื่องหมายแสดงให้รู้ว่า ย่อหน้าจบลงตรงไหนเท่านั้น

ขอให้สังเกตดูเครื่องหมายพายอันซ้ายสุด จะเห็นว่า ย่อหน้า (paragraph) ของ Word นั้น ในบางครั้งไม่มีตัวอักษรเลย ก็นับเป็น 1 ย่อหน้าได้

ส่วนย่อหน้าของเนื้อหานั้น จะประกอบด้วยข้อความอย่างน้อย 2 ประโยคขึ้นไป จึงจะถือว่าเป็นย่อหน้าหนึ่ง 

ต่อมาให้ดูเครื่องหมายในวงกลมสีเขียว ผมเรียกว่า “แปรงทาสี”  แปรงทาสีนี้แหละ เป็นเครื่องมือในการคัดลอกลักษณะ

วิธีทำ

ให้ใช้เม้าส์ระบายดำให้ครอบคลุมทั้งย่อหน้าของหนังสือของจำนง พรายแย้มแข เสร็จแล้วให้คลิกเม้าส์ที่เครื่องหมายพาย

เครื่องหมายของตัวชี้เม้าส์ ก็จะมีเครื่องหมายพายติดมาด้วย ต่อไปให้ใช้เม้าส์ระบายดำให้ครอบคลุมหนังสือทั้ง 4 เล่มที่เหลือ หนังสือทั้งหมดก็จะเป็นรูปแบบเดียวกัน ดังนี้

ลำดับที่จะทำต่อไป ก็คือ ทำให้ชื่อหนังสือเป็นตัวหนา และต้องเรียงลำดับหนังสือตามหลักการของพจนานุกรม คือ เรียงไปตั้งแต่ ก-ฮ

ผมจะเขียนวิธีการทำในโอกาสต่อไป

ลักษณะ/style ของบรรณานุกรม

ในบล็อก “การเก็บบันทึกข้อมูล” บทความเรื่อง “ข้อมูลจากหนังสือ” ผมได้เขียนวิธีการบันทึกข้อมูลไว้ดังนี้

ไพศาล วิสาโล. (2546). พุทธศาสนาไทยในอนาคต : แนวโน้มและทางออกจากวิกฤต.กรุงเทพมหานคร : มูลนิธิสดศรี–สฤษดิ์วงศ์.

หน้า 19

กล่าวได้ว่า พระองค์เป็นกษัตริย์ไทย พระองค์แรก ที่เปลี่ยนจากโลกทัศน์แบบไตรภูมิมาเป็นโลกทัศน์แบบวิทยาศาสตร์

ท่านผู้อ่านจะสังเกตว่า รูปแบบลักษณะ/ style ของบรรณานุกรมกับข้อความในส่วนของเนื้อหานั้นไม่เหมือนกัน

บรรณานุกรมนั้น บรรทัดแรกชนกับขอบของเนื้อหาทางซ้ายมือ ส่วนบรรทัดที่สองและบรรทัดต่อๆ ไป จะหดเข้าไป 0.6 นิ้ว

ส่วนเนื้อหานั้น บรรทัดแรกจดหดเข้าไป 0.6 นิ้ว ส่วนบรรทัดที่สอง และบรรทัดต่อๆ มาจะชนกับขอบของเนื้อหาทางด้านซ้ายมือ

ผมเองเรียนมาถึงปริญญาเอก ผมก็ยังไม่เข้าใจความเป็นมาของการกำหนดลักษณะการพิมพ์อย่างนั้น พวกที่เรียนมาทางบรรณารักษ์จะทราบหรือเปล่าก็ไม่รู้

ผมก็พยามยามทำตามระเบียบที่ถูกกำหนดไว้

ในส่วนนี้ จะอธิบายการพิมพ์รูปแบบของบรรณานุกรมให้เป็นไปตามระเบียบ มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1) ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีไม้บรรทัดอยู่ที่ด้านบน โปรดไปทำที่นี่

คือคลิกที่แถบเมนู “มุมมอง” แล้วคลิกให้มีเครื่องหมายถูกในช่องสี่เหลี่ยมหน้าข้อความ “ไม้บรรทัด”  หน้าจอ Word ของท่านก็จะมีไม้บรรทัดแล้ว

ให้ท่านสังเกตดู รูปทรงในวงรีสีแดง  ซึ่งมีอยู่ 3 รูปทรง ดังนี้

1) สามเหลี่ยมหัวลง  อันนี้มีไว้เพื่อบังคับบรรทัดแรกของย่อหน้า

2) สามเหลี่ยมหัวขึ้น อันนี้มีไว้เพื่อบังคับบรรทัดที่สองและบรรทัดต่อๆ ของย่อหน้า

3) สี่เหลี่ยมที่อยู่ติดกับสามเหลี่ยมหัวขึ้น อันนี้มีไว้เพื่อบังคับสามเหลี่ยมหัวลงกับสามเหลี่ยมหัวขึ้นให้เคลื่อนที่ไปพร้อมๆ กัน

2) สมมุติว่า ท่านมีบรรณานุกรมเล่มดังกล่าว และพิมพ์ไว้แล้ว ดังนี้

ไพศาล วิสาโล. (2546). พุทธศาสนาไทยในอนาคต : แนวโน้มและทางออกจากวิกฤต.กรุงเทพมหานคร : มูลนิธิสดศรี–สฤษดิ์วงศ์.

ท่านจะปรับลักษณะ/style ของบรรณานุกรมให้ถูกต้องได้อย่างไร

3) ให้ท่านลากเม้าส์เพื่อระบายดำให้ครอบคลุมทั้งย่อหน้า  หน้าจอของท่านก็จะมีลักษณะ ดังนี้

ขอให้สังเกตว่า “สามเหลี่ยมหัวลง” จะเลื่อนเข้ามาอยู่ตรงกับบรรทัดแรก ส่วน “สามเหลี่ยมหัวขึ้น” ยังอยู่ที่เดิม

4) ต่อไป ให้ท่านใช้เม้าส์ชี้ไปที่ “สามเหลี่ยมหัวลง” แล้วใช้เม้าส์ลากไปให้สุดขอบกระดาษด้านซ้าย รูปก็จะออกมา ดังนี้

จะเห็นว่า บรรทัดแรกกับบรรทัดที่สองอยู่ตรงกันแล้ว

5) ต่อไปเราก็ใช้เม้าส์ชี้ไปที่ “สามเหลี่ยมหัวขึ้น” แล้วใช้เม้าส์ลากเข้ามาให้อยู่ประมาณ 0.6 นิ้ว ในระยะนี้ ขอให้ลากมาที่ระยะใกล้เคียงของ 0.6 นิ้ว อย่าเพิ่งไปห่วงว่า จะตรงกับ 0.6 นิ้วหรือไม่  เดี๋ยวเราจะปรับภายหลังได้

รูปก็จะออกมาดังนี้ ใกล้เคียงกับความเป็นจริงแล้ว

6) ต่อไปจะเป็นการปรับระยะให้ถูกต้องที่ 0.6 นิ้ว ให้ท่านคลิกเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมที่มีลูกศรชี้ไปที่มุมขวา หลังข้อความว่า “ย่อหน้า” ก็จะมีหน้าจอลอยขึ้นมา ดังนี้

ดูที่สี่เหลี่ยมสีแดง แสดงว่าที่เราลากเม้าส์มาเมื่อกี้นี้ ลากมาที่ 0.56 นิ้ว เราก็ปรับเป็น 0.6 นิ้ว เมื่อทำเสร็จแล้ว อย่าลืมคลิกตกลงในสี่เหลี่ยมมนสีเขียวด้วย

บรรณานุกรมของท่านก็จะมีลักษณะ/style ที่ถูกต้องตามระเบียบการพิมพ์งานวิชาการแล้ว....

อ่านตรงนี้ก่อน

เท่าที่ช่วยเหลือเพื่อนครูในการทำผลงานวิชาการมาหลายสิบเรื่อง  สาเหตุที่ผู้ตรวจผลงานวิชาการตัดสินให้เพื่อนครู “ไม่ผ่าน” เหตุผลที่พบได้บ่อยๆ ก็คือ “บรรณานุกรม” ไม่ถูกต้องตามความคิดเห็นของกรรมการ เช่น

1) เก่าไป

2) น้อยไป

3) พิมพ์ผิดรูปแบบ และบรรณานุกรมไม่เป็นรูปแบบเดียวกัน

4) ไม่เรียงตามตัวอักษร

5) บรรทัดที่ 2-3 ของบรรณานุกรมไม่ตรงกัน

ฯลฯ

นอกจากนั้น จากประสบการณ์การสอนวิชาภาษาไทย ๑ ซึ่งปัจจุบันจะเปลี่ยนเป็นวิชาภาษาไทยเพื่อการสื่อสาร ผมพบว่า นักศึกษามีปัญหากับการเขียนบรรณานุกรมในหลายรูปแบบ

ระเบียบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ หรือระเบียบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัย จะยกตัวอย่างการเขียนบรรณานุกรมไว้ทำนองเดียวกัน เช่น

อธิบายถึงผู้แต่ง 1 คน  2 คน 3 คน และ มากกว่า 4 คนว่าควรจะเขียนอย่างไร  อธิบายว่า ถ้าไม่มีชื่อผู้แต่งจะเขียนอย่างไร ไปทีละส่วนๆ เป็นต้น

เมื่อนักศึกษาต้องการจะเขียนบรรณานุกรมขึ้นมาจริงๆ  กลับเขียนไม่ถูกเพราะไม่เข้าใจ

นอกจากนั้นแล้ว ในยุคนี้ ที่ทุกสิ่งทุกอย่างทำด้วยโปรแกรมของคอมพิวเตอร์จะอำนวยความสะดวกให้กับนักศึกษารวมถึงครูบาอาจารย์ที่ต้องการทำผลงานวิชาการได้เป็นอย่างดี

กลับเกิดปัญหาที่แปลกประหลาดคือ พวกเขาเหล่านั้นพิมพ์บรรณานุกรมไม่ถูกต้องตามหลักการพิมพ์

ปัญหาที่พบมากอีกประการหนึ่งก็คือ การเรียงลำดับตัวอักษรตัวแรกของบรรณานุกรมไม่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์

ที่พบเห็นส่วนใหญ่  ผู้ทำงานวิชาการมักจะเรียงด้วยมือของตนเอง คือ ใช้วิธีการ “ตัด” จากที่หนึ่งแล้วไป “วาง” ในอีกที่หนึ่ง จึงทำให้ลำดับของการเรียงบรรณานุกรมไม่ถูกต้อง

ในบทความชุดนี้ ผมจะแนะนำการเขียนบรรณานุกรมที่ถูกต้องอย่างละเอียดพอที่จะนำไปใช้งานได้  และจะแนะนำการพิมพ์บรรณานุกรมโดยโปรแกรม 2 โปรแกรมคือ Microsoft Word และ Microsoft Publisher

โปรดติดตามต่อไป...............